Trong tiêu chuẩn ISO 14001, các yêu cầu được tổ chức theo chu kỳ cải tiến Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA). Đây là một khái niệm cơ bản trong việc cải tiến quy trình, giúp dễ dàng nhận thấy cách mà các yêu cầu của hệ thống quản lý, như ISO 9001, tuân theo chu kỳ này. Việc triển khai PDCA trong ISO 14001 trong tổ chức của bạn có thể thực hiện theo trình tự rõ ràng dựa trên PDCA.
Cơ bản về PDCA
PDCA, hay Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động, là một chu trình cải tiến được phát triển bởi Walter Shewhart và Edward Deming. Chu trình này rất hữu ích trong việc thực hiện thay đổi nhằm nâng cao quy trình. Ví dụ, nếu bạn muốn giảm 10% lượng giấy sử dụng trong năm đầu tiên, bạn sẽ:
- Kế hoạch: Đặt mục tiêu giảm 10%.
- Thực hiện: Thực hiện biện pháp như in hai mặt.
- Kiểm tra: Đo lường kết quả và so sánh với mục tiêu.
- Hành động: Điều chỉnh phương pháp hoặc thực hiện đào tạo thêm nếu cần.
PDCA trong ISO 14001
Kế hoạch
Bắt đầu bằng việc hiểu bối cảnh tổ chức và nhu cầu của các bên quan tâm (điều khoản 4.1 và 4.2). Bạn cần xác định phạm vi và định nghĩa hệ thống quản lý môi trường (EMS) của mình, thiết lập chính sách môi trường, và xác định vai trò, trách nhiệm (điều khoản 5.1 – 5.3).
Lập kế hoạch tiếp tục với việc xác định rủi ro và cơ hội (điều khoản 6.1) cũng như thiết lập và lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu cải thiện môi trường (điều khoản 6.2). Tất cả các bước này đều nằm trong khuôn khổ PDCA trong ISO 14001.
Thực hiện
Điều khoản 8 tập trung vào việc thiết lập các quy trình cần thiết để duy trì một EMS hiệu quả. Bạn cần thiết lập các biện pháp kiểm soát hoạt động (điều khoản 8.1) và lập kế hoạch ứng phó với tình trạng khẩn cấp (điều khoản 8.2). Ở đây, PDCA trong ISO 14001 đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo các quy trình hoạt động diễn ra suôn sẻ.
Kiểm tra
Phần này (điều khoản 9) tập trung vào đánh giá hiệu suất thông qua giám sát, đo lường và kiểm toán nội bộ (điều khoản 9.1 – 9.2). Ban quản lý sẽ xem xét các thông tin thu thập được để đảm bảo EMS hoạt động hiệu quả (điều khoản 9.3). Việc áp dụng PDCA trong ISO 14001 giúp tổ chức có cái nhìn tổng quát hơn về hiệu suất môi trường.
Hành động
Cuối cùng, phần “cải tiến” (điều khoản 10) yêu cầu bạn giải quyết sự không phù hợp và thực hiện hành động khắc phục (điều khoản 10.2). Điều này giúp điều chỉnh các kế hoạch cho EMS và đảm bảo cải tiến liên tục (điều khoản 10.3). Sự vận hành của PDCA trong ISO 14001 là nền tảng cho mọi hoạt động cải tiến trong tổ chức.
Ứng dụng PDCA trong EMS
Bằng cách áp dụng chu trình PDCA trong ISO 14001, bạn có thể cải tiến hệ thống quản lý môi trường của mình, từ đó nâng cao hiệu quả trong việc bảo vệ môi trường và giảm thiểu tác động tiêu cực. Bảo vệ môi trường chính là lý do mà hệ thống quản lý môi trường được áp dụng từ đầu. Việc thực hiện PDCA trong ISO 14001 không chỉ giúp tổ chức đạt được các mục tiêu môi trường mà còn tạo ra giá trị bền vững cho doanh nghiệp.
