Một trong những điều đầu tiên cần làm khi triển khai Hệ thống quản lý chất lượng sử dụng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 là viết Chính sách chất lượng cho công ty của bạn. Theo một số cách, điều này nghe có vẻ là một quá trình đơn giản; tuy nhiên, theo những cách khác, việc đảm bảo chính sách có hiệu quả trong việc giúp công ty của bạn thành công có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn. Bạn có thể tự hỏi: Những điều quan trọng cần suy nghĩ khi tạo Chính sách chất lượng cho công ty của chúng ta là gì?
Chính Sách Chất Lượng Phải Là Mục Tiêu Của Tổ Chức
Chính sách chất lượng không chỉ là một tài liệu chính thức; nó cần phải phản ánh rõ ràng các mục tiêu của tổ chức. Khi chính sách này được thiết lập đúng cách, nó có thể trở thành một bộ lọc hữu ích cho các quyết định kinh doanh.
Ví Dụ Cụ Thể
Nếu chính sách của bạn là:
“Cung cấp các tiện ích vượt trội một cách nhất quán trong khi liên tục cải thiện quy trình và năng suất của chúng tôi.”
Khi đó, người quản lý có thể sử dụng chính sách này để xem xét cách thức phân bổ nguồn lực. Họ sẽ hỏi:
- “Liệu quyết định phân bổ nguồn lực này có giúp đáp ứng cam kết về tiện ích vượt trội và cải tiến không?”
Nếu câu trả lời là không, thì quyết định nên là không tiếp tục dự án đó và tìm kiếm một dự án khác phù hợp hơn với mục tiêu của công ty.
Bắt Đầu Với Yêu Cầu Của Khách Hàng
Để xây dựng một Hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả, bước đầu tiên và quan trọng nhất là hiểu rõ các yêu cầu của khách hàng. Để thành công trong việc cải thiện sự hài lòng của khách hàng thông qua QMS, bạn cần đảm bảo rằng mình nắm bắt tất cả các yêu cầu cần thiết.
Các Nguồn Yêu Cầu Khách Hàng
Yêu cầu của khách hàng có thể đến từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm:
- Thông số Kỹ Thuật của Khách Hàng
- Những yêu cầu cụ thể về sản phẩm hoặc dịch vụ mà khách hàng mong muốn.
- Tiêu Chuẩn Ngành
- Các tiêu chuẩn chung mà ngành công nghiệp yêu cầu, chẳng hạn như chất lượng vệ sinh trong chế biến thực phẩm.
- Yêu Cầu Pháp Lý
- Các quy định pháp lý liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ, ví dụ như các quy định về vật liệu được phép sử dụng.
Ví Dụ Cụ Thể
- Yêu cầu giao hàng đúng hạn: Đảm bảo sản phẩm được giao đúng thời gian mà khách hàng yêu cầu.
- Mức độ sạch sẽ: Đối với ngành thực phẩm, đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn vệ sinh.
- Vật liệu sử dụng: Các quy định pháp lý có thể hạn chế loại vật liệu nào có thể được sử dụng trong quy trình sản xuất.
Thu Thập Ý Kiến Đóng Góp Của Các Bên Nội Bộ
Chính sách Chất lượng là trung tâm của Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS) và cần phải được tất cả nhân viên sử dụng như một định hướng cho công việc của họ. Để đạt được điều này, việc thu thập ý kiến từ mọi bộ phận trong công ty là rất quan trọng.
Tại Sao Cần Ý Kiến Đóng Góp?
- Liên Quan Đến Tất Cả Các Bộ Phận: Để Chính sách Chất lượng có thể áp dụng cho mọi bộ phận, bạn cần ý kiến từ những người trong từng bộ phận đó. Nếu nhân viên không thấy chính sách liên quan đến công việc của họ, nó chỉ trở thành một khẩu hiệu vô nghĩa.
- Kết Nối Với Công Việc Hàng Ngày: Khi nhân viên thấy rõ chính sách chất lượng ảnh hưởng đến công việc của họ, chẳng hạn như việc đảm bảo giao hàng đúng hạn, họ sẽ coi đó là công cụ hỗ trợ cho quyết định hàng ngày.
Bao Gồm Thông Tin Bắt Buộc Của ISO 9001
Tiêu chuẩn ISO 9001 có một số yêu cầu đối với Chính sách Chất lượng:
- Cam Kết Tuân Thủ: Chính sách cần thể hiện cam kết của công ty trong việc tuân thủ các yêu cầu và cải thiện hiệu quả của QMS.
- Sự Hài Lòng và Cải Tiến của Khách Hàng: Đây là yếu tố quan trọng trong quyết định triển khai QMS. Chính sách nên nêu rõ cam kết với sự hài lòng của khách hàng, ví dụ như “cải thiện cam kết giao hàng đúng hạn”.
- Phù Hợp Với Mục Đích Tổ Chức: Chính sách chất lượng phải liên quan đến lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Nếu công ty sản xuất phụ tùng ô tô, chính sách cần nêu rõ điều này.
Viết và Truyền Đạt Chính Sách Chất Lượng
Khi đã thu thập đủ thông tin, bạn cần soạn thảo một chính sách có thể hướng dẫn tổ chức và định hướng cho các mục tiêu chất lượng. Một Chính sách Chất lượng tốt nên:
- Đơn Giản và Ngắn Gọn: Dễ nhớ và dễ hiểu khi chịu áp lực.
- Truyền Đạt Rõ Ràng: Tất cả nhân viên cần biết và hiểu ý nghĩa của chính sách, cũng như cách công việc của họ hỗ trợ cho chính sách.
