Phiên bản sửa đổi ISO 9001:2015 đã được công bố vào ngày 15 tháng 9 năm 2015. Theo tiêu chuẩn này, các tổ chức có thời hạn ba năm để chuyển đổi từ phiên bản 2008. Điều này có nghĩa là họ có thể tiếp tục thực hiện các cuộc đánh giá giám sát theo tiêu chuẩn 2008 cho đến tháng 9 năm 2018.
Nhiều nhà quản lý chất lượng và đại diện tổ chức trên toàn thế giới có thể thở phào nhẹ nhõm vì có thêm thời gian để hiểu, lên kế hoạch và thực hiện những thay đổi trong phiên bản mới. Mặc dù thời gian gia hạn này có vẻ hữu ích, nhưng chúng ta cần nhớ rằng những thay đổi này sẽ mang lại lợi ích cho tất cả các tổ chức đã được chứng nhận ISO 9001, cũng như cho cộng đồng doanh nghiệp nói chung.
Vậy, có thực sự lý do nào để chờ đến hạn chót năm 2018 mới triển khai những thay đổi này không?
Triển khai sớm – Lợi ích
Bây giờ chúng ta đã biết chính xác những thay đổi này được định hình như thế nào, liệu có lợi ích thực sự nào khi thực hiện các thay đổi sớm hơn thay vì muộn hơn không?
- Hiệu quả của những thay đổi đối với doanh nghiệp của bạn: Phạm vi của những thay đổi được xem xét chi tiết hơn ở nơi khác, nhưng sự đồng thuận chung trong cộng đồng ISO là những thay đổi này cực kỳ tích cực. “ Bối cảnh của tổ chức” và “ lãnh đạo ” là hai trong số những thay đổi đáng chú ý nhất và dễ dàng nhận thấy những lợi ích mà cả hai sẽ mang lại cho cả phạm vi và hiệu suất của QMS trong trường hợp trước đây, cũng như khả năng chiến lược chung của tổ chức để liên kết QMS và các mục tiêu kinh doanh với nhau để mang lại kết quả được cải thiện. “Tư duy dựa trên rủi ro”, mà bạn có thể đọc thêm trong Phương pháp phân tích rủi ro ISO 9001 , là một thay đổi quan trọng khác, gắn liền với việc xác định các cơ hội. Yêu cầu các nhà lãnh đạo của một tổ chức xác định, giải quyết và giảm thiểu rủi ro và xác định cơ hội chỉ có thể là một hành động tích cực và nâng cao hiệu suất. Tóm lại, tại sao phải thực hiện bất kỳ hành động nào ở trên trong ba năm nếu bạn có thể thực hiện chúng ngay bây giờ?
- Uy tín của bạn: Nói một cách đơn giản, hãy triển khai sớm và trở thành niềm ghen tị của các nhà cung cấp, khách hàng và đối thủ cạnh tranh của bạn! Việc triển khai sớm cũng cho thấy sự siêng năng và chỉ có thể giúp ích trong các cuộc đấu thầu, đấu giá và các mối quan hệ kinh doanh hiện có.
- Tiếp xúc với khả năng không tuân thủ : Duy trì QMS theo hai tiêu chuẩn có thể tốn kém hơn và tạo ra phạm vi lỗi lớn hơn. Chuyển đổi sớm và loại bỏ điều này.
- Tích hợp hệ thống : Với những thay đổi đối với ISO 14001 diễn ra cùng thời điểm, việc triển khai những thay đổi trên toàn bộ QMS và EMS (Hệ thống quản lý môi trường) của bạn có thể ít tốn kém và tốn nhiều công sức hơn so với việc triển khai từng thay đổi một.
- Lợi ích về chi phí chung : Một khía cạnh mà hầu hết các nhà quản lý cấp cao đều hiểu là chi phí. Các yêu cầu về tài liệu ít mang tính chỉ định và khắt khe hơn của bản sửa đổi mới sẽ tiết kiệm thời gian. Hiệu suất kinh doanh được cải thiện và xác định cơ hội sẽ thúc đẩy tăng trưởng. Việc xác định, loại bỏ và giảm thiểu rủi ro sẽ mang lại sự ổn định. Không duy trì QMS theo hai tiêu chuẩn sẽ tiết kiệm được lao động, thời gian và tiền bạc. Kết quả chung: giảm chi phí, cải thiện lợi nhuận ròng.
Vì vậy, những lập luận ủng hộ việc triển khai sớm rất thuyết phục, nhưng quan trọng nhất là chúng sẽ nâng cao hiệu suất và mang lại lợi ích cho lợi nhuận của doanh nghiệp.
Lợi ích của các thay đổi đối với doanh nghiệp của bạn
Có nhiều lợi ích từ những thay đổi gần đây trong các tiêu chuẩn ISO. Dù có nhiều chi tiết được bàn luận ở nơi khác, nhưng hầu hết mọi người đều đồng ý rằng những thay đổi này rất tích cực. Hai thay đổi quan trọng nhất là “bối cảnh tổ chức” và “lãnh đạo”. Những thay đổi này sẽ cải thiện cả phạm vi lẫn hiệu suất của Hệ thống Quản lý Chất lượng (QMS). Ngoài ra, chúng cũng giúp kết nối QMS với các mục tiêu kinh doanh, từ đó mang lại kết quả tốt hơn.
Một thay đổi quan trọng khác là “tư duy dựa trên rủi ro”, như được mô tả trong tiêu chuẩn ISO 9001. Thay đổi này yêu cầu các lãnh đạo nhận diện và giảm thiểu rủi ro, đồng thời tìm kiếm cơ hội. Điều này sẽ nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp. Vậy tại sao không thực hiện những thay đổi này ngay bây giờ, thay vì chờ ba năm sau?
Uy tín của bạn
Triển khai sớm những thay đổi sẽ giúp bạn nổi bật hơn so với các nhà cung cấp, khách hàng và đối thủ cạnh tranh. Việc này thể hiện sự chăm chỉ và có thể mang lại lợi thế trong các cuộc đấu thầu và mối quan hệ kinh doanh.
Giảm rủi ro không tuân thủ
Nếu duy trì QMS theo hai tiêu chuẩn khác nhau, có thể bạn sẽ tốn kém hơn và dễ gặp sai sót. Chuyển đổi sớm sẽ giúp bạn tránh điều này.
Tích hợp hệ thống
Vì có những thay đổi trong ISO 14001 cùng lúc, triển khai các thay đổi này cho cả QMS và Hệ thống Quản lý Môi trường (EMS) sẽ ít tốn kém và mất công hơn so với việc thực hiện từng thay đổi một.
Tiết kiệm chi phí
Hầu hết các nhà quản lý hiểu rằng chi phí là rất quan trọng. Những yêu cầu tài liệu ít nghiêm ngặt hơn trong phiên bản sửa đổi mới sẽ tiết kiệm thời gian. Cải thiện hiệu suất và tìm kiếm cơ hội sẽ thúc đẩy tăng trưởng. Giảm thiểu rủi ro sẽ mang lại sự ổn định. Không duy trì QMS theo hai tiêu chuẩn sẽ tiết kiệm lao động, thời gian và tiền bạc. Kết quả là, bạn sẽ giảm chi phí và cải thiện lợi nhuận.
Tóm lại, việc triển khai sớm những thay đổi này rất có lợi cho hiệu suất và lợi nhuận của doanh nghiệp bạn.
Chuyển đổi: Nên làm bây giờ hay chờ đợi?
Chúng ta đã bàn về lý do nên chuyển đổi sang ISO 9001:2015 càng sớm càng tốt. Nhưng có những lý do nào để trì hoãn? Dưới góc độ của người phải thực hiện những thay đổi này cho nhiều tổ chức, tôi không thấy lý do nào thuyết phục. Nếu bỏ qua cảm giác chống lại sự thay đổi mà mọi người thường có, thì không có lý do gì để chờ đợi.
Ủy ban ISO đã lắng nghe ý kiến từ nhiều bộ phận trong cộng đồng doanh nghiệp trên toàn thế giới, và nhiều chuyên gia đã đóng góp ý kiến. Tất cả những thay đổi này được thiết kế để cải thiện doanh nghiệp của bạn, đồng thời tăng cơ hội tồn tại, lợi nhuận và phát triển.
Hãy đón nhận những thay đổi này, triển khai chúng, và bạn sẽ thấy ISO 9001:2015 có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển như thế nào.
