QMS là gì?
Hệ thống quản lý chất lượng, hay còn gọi là QMS, là một tập hợp các quy tắc và chính sách nội bộ của một công ty. Nó bao gồm các quy trình, thủ tục được ghi chép và hồ sơ, nhằm xác định cách thức công ty đạt được mục tiêu sản xuất và cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng.
Khi triển khai QMS, nó cần phải được điều chỉnh phù hợp với sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bạn cung cấp. Điều này rất quan trọng để đảm bảo hệ thống hoạt động hiệu quả.
Để giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng tốt, có nhiều hướng dẫn chung như tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (Hệ thống quản lý chất lượng – Yêu cầu). Tiêu chuẩn này nhằm mục đích chuẩn hóa cách thiết kế QMS, giúp bạn không bỏ lỡ các yếu tố quan trọng trong quá trình triển khai.
Hệ thống Quản lý Chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001
ISO 9001 là một bộ yêu cầu được công nhận toàn cầu, giúp thiết lập các quy tắc, chính sách, quy trình và thủ tục nhằm cung cấp sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, đồng thời cải thiện sự hài lòng của họ. Tiêu chuẩn này do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế duy trì và được chấp nhận như một tiêu chuẩn vàng cho các quy trình quản lý chất lượng (QMS) trên toàn thế giới.
Bảy Nguyên tắc Quản lý Chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 dựa trên bảy nguyên tắc quan trọng:
- Tập trung vào Khách hàng
Để cung cấp sản phẩm và dịch vụ hiệu quả, bạn cần hiểu rõ nhu cầu của khách hàng. Sự hài lòng của khách hàng là ưu tiên hàng đầu. - Lãnh đạo
Ban quản lý cấp cao cần cung cấp nguồn lực và đánh giá liên tục hệ thống để đảm bảo QMS hoạt động hiệu quả. - Sự Tham gia của Mọi Người
Nhân viên là tài sản quý giá nhất của tổ chức. Kiến thức và kinh nghiệm của họ rất quan trọng trong việc xây dựng QMS. - Tiếp cận theo Quá trình
Mọi hoạt động trong tổ chức đều là một quy trình, liên quan đến việc chuyển đổi đầu vào thành đầu ra. Hiểu rõ mối liên hệ giữa các quy trình là rất cần thiết. - Cải tiến
Để tồn tại và phát triển, tổ chức cần không ngừng tìm kiếm cách cải tiến các quy trình và dịch vụ. - Ra Quyết định Dựa trên Bằng Chứng
Quyết định nên được đưa ra dựa trên dữ liệu và thực tế, giúp cải thiện quản lý và hiệu quả của QMS. - Quản lý Mối Quan hệ
Cải thiện sản phẩm và dịch vụ đôi khi phụ thuộc vào việc cải thiện quan hệ với các nhà cung cấp. Quản lý tốt mối quan hệ này là rất quan trọng.
Các nguyên tắc này được nêu rõ trong tài liệu ISO 9000, hỗ trợ cho các yêu cầu của ISO 9001, giúp tổ chức xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
Tại sao QMS lại Quan trọng?
Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) rất quan trọng vì nó bao gồm tất cả các hoạt động mà một tổ chức thực hiện để cung cấp sản phẩm và dịch vụ tập trung vào khách hàng. Đây là lý do chính mà các tổ chức kinh doanh tồn tại.
Một QMS hiệu quả sẽ giúp bạn:
- Cung cấp kết quả nhất quán cho khách hàng và các bên liên quan.
- Tăng cường sự tin tưởng vào tổ chức của bạn.
- Tạo nền tảng để cải thiện và phát triển.
Do đó, việc xây dựng QMS theo các yêu cầu của một tiêu chuẩn được công nhận sẽ giúp bạn đảm bảo quy trình hoạt động hiệu quả, từ đó nâng cao sự hài lòng và cải tiến cho khách hàng.
Có Bao Nhiêu Loại Hệ thống Quản lý Chất lượng?
Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo QMS của bạn bao gồm tất cả các quy trình cần thiết là tham khảo các tiêu chuẩn đã được công nhận. ISO 9001 là một trong những tiêu chuẩn này, cung cấp một bộ yêu cầu toàn cầu về các chính sách, quy trình, thủ tục và hồ sơ cần thiết cho một QMS thành công. Tiêu chuẩn này có thể được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của bất kỳ tổ chức nào.
ISO 9001 cũng đưa ra các thông lệ tốt nhất cho QMS, bao gồm quản lý dữ liệu và tập trung vào chất lượng sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng nhu cầu khách hàng.
Ngoài ISO 9001, còn có nhiều tiêu chuẩn khác dành cho các ngành cụ thể, như:
- AS9100 cho ngành hàng không vũ trụ
- ISO 13485 cho ngành thiết bị y tế
- IATF 16949 cho ngành ô tô
Các tiêu chuẩn này giúp đảm bảo rằng QMS của bạn phù hợp với yêu cầu và thực tiễn của từng ngành.
Các Loại Tiêu chuẩn Hệ thống Quản lý Chất lượng
Tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng này đều dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001, nhưng mỗi tiêu chuẩn có thêm các yêu cầu bổ sung dành riêng cho ngành của mình. Một số tiêu chuẩn này yêu cầu phải có sổ tay chất lượng, trong khi một số khác đã loại bỏ yêu cầu này trong bản cập nhật mới nhất của ISO 9001:2015.
Cần lưu ý rằng tiêu chuẩn ISO 13485, dành cho thiết bị y tế, vẫn liên kết với phiên bản trước của ISO 9001 và do đó yêu cầu sổ tay chất lượng.
Những Thách Thức Trong Việc Phát Triển QMS
Phát triển Hệ thống quản lý chất lượng có thể gặp phải một số thách thức:
- Quan Niệm Sai Lầm
Một trong những thách thức đầu tiên là hiểu sai rằng QMS chỉ liên quan đến các quy trình kiểm tra và xử lý sản phẩm không đạt yêu cầu, thường được giao cho bộ phận kiểm soát chất lượng. Một hệ thống như vậy chỉ tập trung vào việc kiểm tra sản phẩm mà không quản lý các đầu vào cần thiết để đảm bảo sản phẩm hoặc dịch vụ đạt tiêu chuẩn ngay từ đầu. - Cam Kết của Ban lãnh đạo
Thách thức lớn tiếp theo là chứng minh cam kết của ban quản lý. Điều này bao gồm việc xác định và truyền đạt các chính sách chung đến tất cả các cấp trong tổ chức. Khi cam kết này được thực hiện, QMS sẽ hoạt động như một công cụ đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu cần thiết được xác định và đáp ứng, đồng thời thúc đẩy các cải tiến liên tục.
Những thách thức này cần được nhận diện và giải quyết để việc phát triển QMS diễn ra hiệu quả, giúp tổ chức nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
