Bối Cảnh của Tổ Chức trong ISO 9001:2015
Yêu cầu về “Bối cảnh của tổ chức” là một điểm mới trong ISO 9001:2015. Nó yêu cầu tổ chức phải xem xét các vấn đề bên trong và bên ngoài có thể ảnh hưởng đến các mục tiêu chiến lược và kế hoạch của hệ thống quản lý chất lượng (QMS). Điều này làm thay đổi cách tiếp cận và ứng dụng của điều khoản 4 trong tiêu chuẩn.
Điều khoản 4: Bối Cảnh của Tổ Chức
Theo điều khoản này, tổ chức cần tự đánh giá bối cảnh của mình. Điều này có nghĩa là bạn phải xác định các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến tổ chức, chẳng hạn như:
- Văn hóa công ty: Giá trị và niềm tin của tổ chức.
- Mục tiêu và mục đích: Những gì bạn muốn đạt được.
- Tính phức tạp của sản phẩm: Đặc điểm và yêu cầu của sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Luồng quy trình và thông tin: Cách thức các quy trình hoạt động và thông tin được chia sẻ.
- Quy mô tổ chức: Kích thước và cấu trúc của tổ chức.
- Thị trường và khách hàng: Nhu cầu và mong đợi của khách hàng.
Yêu cầu này cũng giúp tổ chức phát hiện các rủi ro và cơ hội liên quan đến bối cảnh kinh doanh. Bằng cách hiểu rõ bối cảnh của mình, tổ chức có thể xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn.
Bắt đầu từ đâu?
Mặc dù tiêu chuẩn không quy định phương pháp xác định bối cảnh của tổ chức nhưng vẫn có một số bước và mốc quan trọng hợp lý.
Trước tiên, bạn cần xác định yêu cầu mới nào đã được đáp ứng trong tài liệu hiện có của bạn, vì một số yêu cầu liên quan đến Sổ tay chất lượng trong ISO 9001:2008 hiện đã được chuyển sang điều khoản mới này
Nếu bạn đã triển khai ISO 9001:2008, thì có lẽ bạn đã xác định phạm vi của QMS trong Sổ tay chất lượng và trình tự các quy trình cũng như sự tương tác của chúng, dưới dạng văn bản hoặc sơ đồ luồng. Nếu bạn đang triển khai tiêu chuẩn từ đầu, thì bạn cần xác định phạm vi QMS của mình và xác định các quy trình cũng như sự tương tác của chúng.
Sau khi phạm vi của QMS được xác định, cùng với các trường hợp loại trừ và các quy trình cùng mối quan hệ của chúng được xác định, cần thực hiện các bước sau:
Vấn Đề Nội Bộ và Vấn Đề Bên Ngoài
Yêu cầu trong điều khoản 4 của ISO 9001:2015 có vẻ khá chung chung, nhưng khi thực hiện, bạn nên tập trung vào những vấn đề có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ.
Bối Cảnh Nội Bộ
Bối cảnh nội bộ là môi trường mà tổ chức làm việc để đạt được các mục tiêu của mình. Nó bao gồm:
- Cách Tiếp Cận Quản Trị: Cách tổ chức quản lý và điều hành các hoạt động.
- Mối Quan Hệ Hợp Đồng: Các thỏa thuận với khách hàng và các bên liên quan.
- Văn Hóa và Giá Trị: Niềm tin, giá trị và nguyên tắc bên trong tổ chức.
- Tính Phức Tạp của Quy Trình: Các quy trình làm việc và cấu trúc tổ chức.
Bối Cảnh Bên Ngoài
Bối cảnh bên ngoài đề cập đến các yếu tố từ môi trường bên ngoài có thể ảnh hưởng đến tổ chức. Bạn nên xem xét:
- Quy Định Pháp luật: Những thay đổi trong luật pháp và quy định.
- Biến Động Kinh Tế: Thay đổi trong thị trường mà tổ chức hoạt động.
- Cạnh Tranh: Hoạt động của các đối thủ cạnh tranh.
- Hình Ảnh Công Ty: Các sự kiện có thể ảnh hưởng đến danh tiếng của tổ chức.
- Thay Đổi Công Nghệ: Các tiến bộ công nghệ mới.
Thu Thập Thông Tin
Thông tin về bối cảnh nội bộ và bên ngoài thường nằm trong đầu của CEO và các thành viên ban lãnh đạo, nhưng không phải lúc nào cũng được ghi chép. Một cách hiệu quả để thu thập thông tin là tổ chức các buổi họp. Hệ thống hóa thông tin này có thể rất hữu ích và giúp xác định vị trí của tổ chức trong thị trường.
Có Nên Quan Tâm Đến Ý Kiến Của Người Khác?
Yêu cầu xác định các bên liên quan có nghĩa là bạn cần quyết định ai là những người mà ý kiến của họ quan trọng đối với công ty của bạn. Các bên liên quan bao gồm:
- Khách hàng: Những người sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Người dùng cuối: Những người thực sự sử dụng sản phẩm.
- Nhà cung cấp và đối tác: Những người cung cấp nguyên liệu hoặc hợp tác với bạn.
- Cơ quan quản lý: Các tổ chức hoặc cơ quan nhà nước có liên quan.
- Những người khác: Nhân viên, chủ sở hữu, cổ đông và cả cộng đồng xã hội.
Việc xác định và đáp ứng nhu cầu của các bên liên quan này là rất quan trọng để triển khai hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả. Phản hồi từ họ có thể giúp bạn nhận ra những điểm cần cải thiện trong tổ chức.
Ghi Chép Thông Tin
Sau khi thu thập thông tin từ các bên liên quan, bạn cần ghi chép lại. Tiêu chuẩn yêu cầu điều này khá rõ ràng. Bạn có hai lựa chọn:
- Tạo Tài Liệu Mới: Tài liệu này sẽ được cơ quan chứng nhận yêu cầu thay vì Sổ tay chất lượng cũ.
- Cập Nhật Sổ Tay Chất Lượng: Bạn có thể thêm các yêu cầu mới vào Sổ tay chất lượng hiện có. Cách này thực tế hơn, vì mọi người đã quen thuộc với Sổ tay chất lượng, và nó giúp duy trì cấu trúc tài liệu quen thuộc.
Đánh Giá Quản Lý
Cuối cùng, việc thực hiện các đánh giá quản lý thường xuyên là cần thiết để theo dõi các vấn đề bên trong và bên ngoài. Khi bạn hiểu rõ bối cảnh nội bộ, ban quản lý có thể sử dụng các phân tích như “PEST” (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ) và “SWOT” (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, mối đe dọa).
Bối cảnh của tổ chức không chỉ là một yêu cầu để ghi chép rồi quên. Thông tin thu thập được có thể rất hữu ích trong việc xác định những lĩnh vực cần cải thiện. Hiểu rõ bối cảnh và ý kiến của các bên liên quan sẽ giúp tổ chức của bạn phát triển và cải thiện hơn nữa.
