ISO 14001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý môi trường (EMS). Tiêu chuẩn này cung cấp khuôn khổ và hướng dẫn để bạn thiết kế và triển khai hệ thống quản lý môi trường. Điều này giúp bạn không bỏ lỡ các yếu tố quan trọng cho sự thành công của EMS.
Những Điều Cơ Bản về ISO 14001
ISO 14001 là tiêu chuẩn quốc tế cho việc thiết kế và triển khai hệ thống quản lý môi trường. Tiêu chuẩn này được công bố bởi ISO, Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế. Phiên bản mới nhất, “ISO 14001:2015”, đã được phát hành vào năm 2015. Tiêu chuẩn này được chấp nhận rộng rãi trên toàn thế giới.
Theo khảo sát vào cuối năm 2017, số lượng công ty áp dụng ISO 14001 đang ổn định. Dữ liệu cho thấy sự gia tăng trong suốt 6 năm trước đó.
Hệ Thống Quản Lý Môi Trường là gì?
Hệ thống quản lý môi trường (EMS) bao gồm các chính sách, quy trình và hồ sơ xác định cách công ty bạn tương tác với môi trường. Hệ thống này cần phù hợp với yêu cầu cụ thể của công ty bạn. Các yêu cầu của ISO 14001 cung cấp hướng dẫn để xây dựng EMS hiệu quả.
Tại Sao ISO 14001 Quan Trọng?
Chăm sóc môi trường và ngăn ngừa tác động tiêu cực từ doanh nghiệp là những thách thức lớn hiện nay. Một trong những lợi ích của việc triển khai EMS là sự công nhận. Doanh nghiệp bạn sẽ được xem là một đơn vị quan tâm đến môi trường. Điều này có thể dẫn đến mối quan hệ tốt hơn với khách hàng và cộng đồng.
Ngoài việc nâng cao hình ảnh công ty, nhiều doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí thông qua EMS. Việc giảm sự cố có thể làm tăng chi phí trách nhiệm. Doanh nghiệp cũng có thể mua bảo hiểm với chi phí thấp hơn và tiết kiệm nguyên liệu đầu vào. Những cải thiện này là lý do quan trọng để triển khai hệ thống quản lý môi trường.
ISO 14001 có cấu trúc như thế nào?
Cấu trúc của ISO 14001 được chia thành mười phần. Ba phần đầu là phần giới thiệu. Bảy phần còn lại chứa các yêu cầu đối với hệ thống quản lý môi trường (EMS). Dưới đây là nội dung của bảy phần chính:
Phần 4: Bối Cảnh của Tổ Chức
Phần này yêu cầu bạn hiểu rõ tổ chức của mình để triển khai EMS. Nó bao gồm:
- Xác định các vấn đề nội bộ và bên ngoài.
- Nhận diện các bên quan tâm và kỳ vọng của họ.
- Xác định phạm vi của EMS.
- Xác định quy trình cần thiết cho EMS.
Phần 5: Lãnh Đạo
Yêu cầu về lãnh đạo nhấn mạnh vai trò quan trọng của ban quản lý cấp cao trong việc thực hiện EMS. Họ cần:
- Chứng minh cam kết với EMS.
- Xác định và truyền đạt chính sách môi trường.
- Phân công vai trò và trách nhiệm trong tổ chức.
Phần 6: Lập Kế Hoạch
Ban quản lý cấp cao cũng cần lập kế hoạch cho EMS. Điều này bao gồm:
- Đánh giá rủi ro và cơ hội của EMS.
- Xác định các mục tiêu cải thiện môi trường.
- Lập kế hoạch để đạt được các mục tiêu này.
- Đánh giá cách thức quy trình tổ chức tương tác với môi trường.
Phần 7: Hỗ Trợ
Phần này đề cập đến việc quản lý nguồn lực cho EMS. Nó bao gồm:
- Năng lực và nhận thức.
- Giao tiếp.
- Kiểm soát thông tin được ghi chép (các tài liệu và hồ sơ cần thiết).
Phần 8: Hoạt Động
Các yêu cầu về hoạt động liên quan đến việc kiểm soát môi trường cần thiết cho quy trình của tổ chức. Điều này bao gồm:
- Xác định các tình huống khẩn cấp tiềm ẩn.
- Lập kế hoạch ứng phó khi có trường hợp khẩn cấp xảy ra.
Phần 9: Đánh Giá Hiệu Suất
Mục này đảm bảo bạn có thể giám sát hiệu quả của EMS. Nó bao gồm:
- Giám sát và đo lường các quy trình.
- Đánh giá sự tuân thủ về môi trường.
- Đánh giá nội bộ và đánh giá quản lý liên tục.
Phần 10: Cải Tiến
Mục cuối cùng bao gồm các yêu cầu để cải thiện EMS theo thời gian. Điều này bao gồm:
- Đánh giá sự không phù hợp trong quy trình.
- Thực hiện các hành động khắc phục.
Các phần này dựa trên chu trình Lập kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động. Chúng giúp thúc đẩy và duy trì cải tiến trong quy trình của tổ chức.
Tại Sao Bạn Nên Triển Khai ISO 14001 Trong Tổ Chức Của Mình?
Các lợi ích của ISO 14001 là rất rõ ràng. Cả công ty lớn và nhỏ đều đã áp dụng tiêu chuẩn này một cách hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật:
1. Cải Thiện Hình Ảnh và Uy Tín
Việc triển khai ISO 14001 cho phép bạn chứng minh với khách hàng rằng bạn cam kết quản lý tác động đến môi trường. Điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh công ty mà còn mở rộng thị phần thông qua việc duy trì mối quan hệ tốt với cộng đồng.
2. Cải Thiện Kiểm Soát Chi Phí
Một trong những mục tiêu chính của mọi công ty là giảm chi phí. EMS có thể giúp bạn tiết kiệm năng lượng và vật liệu đầu vào. Hơn nữa, nó có thể giảm thiểu các sự cố có thể gây ra chi phí trách nhiệm. Kiểm soát môi trường tốt có thể giúp công ty bạn có bảo hiểm với mức phí thấp hơn.
3. Quyết Định Dựa Trên Bằng Chứng
Sử dụng dữ liệu chính xác để ra quyết định sẽ tăng khả năng thành công của các cải tiến. Khi bạn theo dõi tiến trình, bạn có thể điều chỉnh các sáng kiến trước khi chúng gặp vấn đề. Điều này sẽ tiết kiệm chi phí và thời gian cho bạn.
4. Tạo Ra Văn Hóa Cải Tiến Liên Tục
Cải tiến liên tục giúp tổ chức hướng tới quy trình tốt hơn và giảm tác động đến môi trường. Khi một văn hóa cải tiến được hình thành, nhân viên sẽ luôn tìm cách cải thiện quy trình. Điều này giúp duy trì EMS dễ dàng hơn.
5. Thu Hút Nhân Viên
Nhân viên thường thích làm việc cho những công ty quan tâm đến môi trường. Bằng cách thu hút họ vào nỗ lực giảm thiểu dấu chân môi trường, bạn có thể tăng cường sự tập trung và giữ chân nhân viên tốt hơn.
Triển khai ISO 14001 không chỉ mang lại lợi ích cho môi trường mà còn cho tổ chức của bạn về nhiều mặt.
Các Bước Cần Thiết Để Hoàn Tất Việc Triển Khai và Cấp Chứng Nhận Cho Công Ty Bạn
Sau khi hoàn tất các thủ tục và triển khai hệ thống quản lý môi trường (EMS), công ty bạn cần thực hiện các bước sau để đảm bảo chứng nhận thành công:
1. Đánh Giá Nội Bộ
Đánh giá nội bộ là bước đầu tiên. Mục tiêu của nó là kiểm tra các quy trình EMS của bạn. Bạn cần đảm bảo rằng các hồ sơ được lập để xác nhận việc tuân thủ. Đồng thời, đánh giá giúp phát hiện các vấn đề và điểm yếu có thể bị che giấu.
2. Đánh Giá của Ban Quản Lý
Sau đánh giá nội bộ, ban quản lý cần thực hiện một đánh giá chính thức. Mục đích là để xem xét các sự kiện liên quan đến quy trình của hệ thống quản lý. Từ đó, ban quản lý có thể đưa ra quyết định phù hợp và phân bổ nguồn lực cần thiết.
3. Hành Động Khắc Phục
Dựa trên kết quả từ đánh giá và đánh giá của ban quản lý, bạn cần khắc phục nguyên nhân gốc rễ của mọi vấn đề đã xác định. Ghi lại cách giải quyết những vấn đề này là rất quan trọng để đảm bảo không tái diễn.
4. Quá Trình Chứng Nhận
Quá trình chứng nhận được chia thành hai giai đoạn:
- Giai Đoạn Một (Xem Xét Tài Liệu): Các đánh giá viên từ tổ chức chứng nhận sẽ kiểm tra tài liệu của bạn. Họ sẽ đảm bảo rằng tài liệu này đáp ứng các yêu cầu của ISO 14001.
- Giai Đoạn Hai (Đánh Giá Chính): Tại giai đoạn này, các đánh giá viên sẽ kiểm tra hoạt động thực tế của bạn. Họ sẽ xác nhận xem các hoạt động của công ty có tuân thủ ISO 14001 và các tài liệu nội bộ hay không. Điều này sẽ bao gồm việc xem xét các tài liệu, hồ sơ và thông lệ của công ty.
Việc thực hiện các bước này một cách cẩn thận sẽ giúp công ty bạn đạt được chứng nhận ISO 14001 thành công.
