Việc xác định phạm vi của QMS (Hệ thống quản lý chất lượng) đã là một phần của các yêu cầu ISO 9001 trong một thời gian dài. Phạm vi này rất quan trọng. Nó là một phần của sổ tay chất lượng. Phạm vi xác định QMS mở rộng trong hoạt động của công ty. Nó cũng nêu chi tiết bất kỳ trường hợp loại trừ nào. Những trường hợp này phải có lý do chính đáng. Thông qua phạm vi của QMS, bạn xác định những gì Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm trong tổ chức của mình.
Gần đây, bản cập nhật mới cho các yêu cầu của ISO 9001, ISO 9001:2015, đã được phát hành. Có một số giải thích bổ sung về việc xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng. Những giải thích này giúp chuẩn hóa cách các công ty xác định phạm vi của họ. Ngay cả khi họ chọn không có sổ tay chất lượng. Điều này không còn là yêu cầu trong tiêu chuẩn.
Những Cân Nhắc Khi Xác Định Phạm Vi Của QMS
Các vấn đề bên ngoài và bên trong liên quan đến mục đích của tổ chức rất quan trọng. Định hướng chiến lược và khả năng đạt được kết quả mong muốn cũng cần được xem xét.
Yêu cầu của các bên quan tâm cũng rất quan trọng. Sản phẩm và dịch vụ của tổ chức cần được xác định rõ.
Tiêu Chuẩn ISO 9001:2015 Nêu Rõ Điều Gì?
Mục 4.3 của tiêu chuẩn nêu chi tiết các yêu cầu để xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng. Trong một lưu ý về QMS, có nêu rằng QMS có thể bao gồm toàn bộ tổ chức. Hoặc các chức năng được xác định cụ thể của tổ chức. Có thể áp dụng cho các bộ phận riêng lẻ hoặc nhiều chức năng trong một nhóm tổ chức. Để bắt đầu, có ba cân nhắc cần lưu ý:
- Các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến mục đích của tổ chức.
- Yêu cầu của các bên quan tâm có liên quan.
- Sản phẩm và dịch vụ của tổ chức.
Ngoài ra, phạm vi của QMS cũng bao gồm bất kỳ yêu cầu nào của tiêu chuẩn ISO 9001 có thể áp dụng. Nếu một yêu cầu được xác định là không áp dụng, tổ chức sẽ không lấy đó làm lý do. Điều này không ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ. Phạm vi của QMS cần nêu rõ các sản phẩm và dịch vụ được QMS bao phủ. Lý do cho bất kỳ trường hợp nào mà tiêu chuẩn ISO 9001 không thể áp dụng cũng cần được ghi chú.
Phạm Vi Của QMS Áp Dụng Cho Tổ Chức Của Bạn Như Thế Nào?
Phạm vi của QMS thường bao gồm toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên, có những trường hợp ngoại lệ. Dưới đây là một số tình huống bạn cần xem xét:
- Địa Điểm Vật Lý: Nếu tổ chức của bạn có nhiều địa điểm, QMS chỉ áp dụng cho một địa điểm cụ thể. Ví dụ, trong một công ty sản xuất với ba dây chuyền lắp ráp. Dây chuyền 1 và 2 có thể cần chứng nhận theo tiêu chuẩn ISO/TS 16494 dành cho ô tô. Trong khi dây chuyền 3 chỉ cần chứng nhận theo ISO 9001.
- Sản Phẩm và Dịch Vụ: Phạm vi của QMS cần xác định rõ sản phẩm hoặc dịch vụ nào được tạo ra trong quy trình QMS. Nếu không phải tất cả các bộ phận đều áp dụng, cần chỉ rõ bộ phận nào.
Ví Dụ Cụ Thể
Dưới đây là một số ví dụ về cách xác định phạm vi QMS cho các tổ chức khác nhau:
- XYZ Manufacturing: Có trụ sở tại London, sản xuất linh kiện cho ngành hàng không vũ trụ và ô tô tại Châu Âu.
- XYZ Consultants: Văn phòng tại Châu Âu, Châu Á và Bắc Mỹ. Cung cấp hỗ trợ công nghệ thông tin cho các công ty trong mọi ngành.
- XYZ Computing: Cung cấp dịch vụ phát triển phần mềm cho các công ty trong ngành công nghiệp ô tô và máy móc hạng nặng ở Bắc và Nam Mỹ.
- XYZ Industries: Là bộ phận của XYZ International hoạt động tại Indonesia. Cung cấp sản phẩm giấy cho thị trường Châu Á.
Kết Luận
Phạm vi của QMS cần rõ ràng và cụ thể. Điều này giúp xác định hoạt động của tổ chức bạn. Nó cũng đảm bảo rằng mọi yêu cầu chất lượng được đáp ứng. Các bộ phận áp dụng cần được xác định chính xác.
Làm Cho Tuyên Bố Phạm Vi Của Bạn Rõ Ràng và Súc Tích
Tuyên bố phạm vi của Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) cần:
- Không Giới Hạn Về Quy Mô: Bao gồm mọi thông tin cần thiết để xác định rõ các quy trình có trong QMS.
- Rõ Ràng Về Những Gì Được Bao Gồm và Không Bao Gồm: Làm rõ các quy trình thuộc phạm vi QMS và những quy trình không thuộc.
- Đơn Giản và Dễ Đọc: Viết tuyên bố phạm vi của QMS một cách đơn giản, dễ hiểu. Điều này giúp bạn tập trung vào các nỗ lực của QMS.
Kết Luận
Một tuyên bố phạm vi rõ ràng và súc tích sẽ giúp mọi người hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý chất lượng của bạn. Từ đó nâng cao hiệu quả và sự minh bạch trong các quy trình của tổ chức.
