Trước khi tham gia vào quá trình chứng nhận ISO 14001, nhiều tổ chức lo lắng về cách chuẩn bị cho bước cuối cùng này để đảm bảo tuân thủ. Việc có một đánh giá viên kiểm tra công việc của bạn thường tạo ra sự căng thẳng và lo âu, ngay cả với những nhân viên đã từng trải qua chứng nhận trước đó. Vậy, bạn nên cân nhắc những vấn đề nào và mong đợi điều gì trong quá trình chuẩn bị cho cuộc chứng nhận ISO 14001? Hãy cùng 2BISO tìm hiểu nhé.
1. Thực Hiện Tiêu Chuẩn
Bước đầu tiên để có được chứng nhận ISO 14001 là viết tài liệu bắt buộc và thiết lập các quy trình cho hệ thống quản lý môi trường của bạn. Sau khi hoàn thành việc triển khai và vận hành, hãy thực hiện đánh giá nội bộ để kiểm tra tính hiệu quả và tiến hành đánh giá quản lý, cũng như thực hiện các hành động khắc phục cần thiết để tuân thủ tất cả các điều khoản trong tiêu chuẩn.
2. Những Điều Cần Biết Trong Một Cuộc Chứng Nhận
Đánh giá viên sẽ không thể xem xét mọi quy trình; họ sẽ chọn một mẫu và kiểm tra một hoặc hai khía cạnh để đảm bảo hệ thống hoạt động bình thường. Chứng nhận thường bao gồm hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Đánh giá viên sẽ xem xét thông tin ghi chép của tổ chức trước khi đến cơ sở để xác nhận tính tuân thủ với ISO 14001.
- Giai đoạn 2: Đánh giá viên sẽ kiểm tra các hoạt động thực tế để thu thập bằng chứng qua quan sát, phỏng vấn và kiểm tra tài liệu.
3. Lên Lịch Các Hoạt Động Chính
Lập kế hoạch cho mọi hoạt động, bao gồm đánh giá nội bộ và đánh giá quản lý, là rất quan trọng. Điều này giúp bạn có đủ thời gian để hoàn thành đúng từng giai đoạn mà không phải vội vã vào cuối dự án. Việc viết kế hoạch dự án từ đầu quá trình triển khai sẽ giúp bạn thiết lập các mốc quan trọng và phân công trách nhiệm.
4. Xem Xét Tài Liệu Cẩn Thận
Đảm bảo tất cả tài liệu đã được cập nhật và không ai trong tổ chức sử dụng tài liệu lỗi thời. Tất cả nhân viên cần tuân theo các tài liệu đã được phê duyệt và truyền đạt.
5. Kiểm Tra Hoạt Động Chính Xác
Một số người có thể quên bước này khi thực hiện thử nghiệm trong tổ chức trước khi chứng nhận. Đảm bảo rằng tất cả thủ tục được tuân thủ và các quy trình diễn ra theo kế hoạch là rất quan trọng cho một cuộc chứng nhận thành công.
6. Đảm Bảo Hiệu Quả Của Các Hành Động Khắc Phục
Kiểm tra xem tất cả các điểm không phù hợp đã được ghi nhận và phân tích chưa, và các hành động khắc phục đã được thực hiện hiệu quả chưa. Xem lại các cuộc đánh giá nội bộ và bên ngoài trước đó để đảm bảo các phát hiện đã được giải quyết.
7. Chuẩn Bị Nhân Viên Tham Gia
Tất cả nhân viên cần hiểu chính sách môi trường của tổ chức và cam kết của mình đối với việc bảo vệ môi trường. Họ cũng nên nhận thức được các mục tiêu về môi trường để có thể đóng góp vào việc đạt được những mục tiêu này trong công việc hàng ngày.
Hãy trấn an nhân viên rằng họ không nên sợ đánh giá viên, vì vai trò của đánh giá viên là đảm bảo mọi thứ đã được thực hiện theo đúng kế hoạch.
8. Đảm Bảo Nơi Làm Việc Sạch Sẽ
Mọi thứ nên được sắp xếp gọn gàng để tài liệu liên quan dễ tìm. Dành thời gian để tổ chức bàn làm việc, văn phòng, và kho sẽ giúp quá trình chứng nhận diễn ra suôn sẻ.
9. Tạo Bầu Không Khí Tích Cực
Cuối cùng, hãy nhìn nhận đánh giá viên một cách tích cực. Đánh giá viên có thể giúp tổ chức bạn cải thiện quy trình làm việc. Tạo ra một bầu không khí chuyên nghiệp và thoải mái sẽ giúp nhân viên tự tin hơn trong quá trình chứng nhận.
Tóm Lại
Thực hiện theo các bước này và dành đủ thời gian cho từng bước sẽ đảm bảo tổ chức của bạn có một cuộc chứng nhận suôn sẻ và thành công mà không có bất kỳ bất ngờ nào vào phút chót. Hãy bắt đầu thực hiện chúng càng sớm càng tốt!
